Audit Internal Sistem Manajemen K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja)

Hebbie Ilma Adzim, S.ST Sistem Manajemen K3 - OHSAS 18001:2007 | Juli 01, 2021

Audit digunakan untuk meninjau dan menilai kinerja serta efektivitas Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan. Audit internal dilaksanakan oleh Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja untuk mengetahui dimana Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja telah diterapkan dan dipelihara secara tepat.

Pelaksanaan audit didasarkan pada hasil penilaian resiko dari aktivitas operasional perusahaan dan hasil audit (audit-audit) sebelumnnya. Hasil penilaian resiko juga menjadi dasar dalam menentukan frekuensi pelaksanaan audit internal pada sebagian aktivitas operasional perusahaan, area ataupun suatu fungsi atau bagian mana saja yang memerlukan perhatian manajemen Perusahaan terkait resiko K3 dan Kebijakan K3 Perusahaan.

Pelaksanaan audit internal mencakup seluruh area dan aktivitas dalam ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan. Frekuensi dan cakupan audit internal juga berkaitan dengan kegagalan penerapan beberapa elemen dalam Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, ketersedian data kinerja penerapan sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, hasil tinjauan manajemen dan perubahan-perubahan dalam manajemen Perusahaan. Pelaksanaan audit internal secara umum ialah minimal satu kali dalam kurun waktu satu tahun dari audit internal sebelumnya.

Audit tambahan dapat dilaksanakan apabila terdapat kondisi-kondisi sebagaimana hal-hal berikut :

1. Terdapatnya perubahan pada penilaian bahaya/resiko K3 Perusahaan.
2. Terdapat indikasi penyimpangan dari hasil audit sebelumnya.
3. Adanya insiden tingkat keparahan tinggi dan peningkatan tingkat kejadian insiden.
4. Kondisi-kondisi lain yang memerlukan audit internal tambahan.

Pelaksanaan audit internal didasarkan pada kegiatan-kegiatan berikut, antara lain :

1. Pembukaan audit.
   • Menentukan tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit.
   • Pemilihan auditor dan timnya untuk tujuan objektivitas dan kenetralan audit.
   • Menentukan metode audit.
   • Konfirmasi jadwal audit dengan peserta audit ataupun pihak lain yang menjadi bagian dari audit.
2. Pemilihan petugas auditor.
   • Auditor harus independen, objektif dan netral.
   • Auditor tidak diperkenankan melaksanakan audit terhadap pekerjaan/tugas pribadinya.
   • Auditor harus mengerti benar tugasnya dan berkompeten melaksanakan audit.
   • Auditor harus mengerti mengenai Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan.
   • Auditor harus mengerti mengenai peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang berkaitan dengan penerapan Sistem Manajemen Keselamatan Kerja di tempat kerja.
   • Auditor harus memiliki pengetahuan mengenai kriteria audit beserta aktivitas-aktivitas di dalamnya untuk dapat menilai kinerja K3 dan menentukan kekurangan-kekurangan di dalamnya.
3. Meninjau dokumen dan persiapan audit.
   • Dokumen yang ditinjau meliputi :
     • Struktur organisasi dalam Sistem Manajemen Keselamatan dan kesehatan Kerja.
     • Kebijakan K3.
     • Tujuan dan Program-Program K3.
     • Prosedur audit internal Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan.
     • Prosedur dan Instruksi Kerja K3.
     • Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan pengendalian resiko.
     • Daftar peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain yang berkaitan dengan penerapan K3 di tempat kerja.
     • Laporan insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan.
   • Persiapan audit internal meliputi hal-hal sebagai berikut antara lain :
     • Tujuan audit.
     • Kriteria audit.
     • Metodologi audit.
     • Cakupan maupun lokasi audit.
     • Jadwal audit.
     • Peran dan tanggung jawab peserta/anggota audit internal.
4. Pelaksanaan audit.
   • Tata cara berkomunikasi dalam audit internal.
   • Pengumpulan dan verifikasi informasi.
   • Menyusun temuan audit dan kesimpulannya.
   • Mengomunikasikan kepada peserta audit mengenai :
     • Rencana pelaksanaan audit.
     • Perkembangan pelaksanaan audit.
     • Permasalahan-permasalahan dalam audit.
     • Kesimpulan pelaksanaan audit.
5. Persiapan dan komunikasi laporan audit.
   • Tujuan dan cakupan audit.
   • Informasi mengenai perencanaan audit (anggota audit internal, jadwal audit internal serta area-area/lokasi-lokasi audit internal).
   • Identifikasi referensi dokumen dan kriteria audit lainnya yang digunakan pada pelaksanaan audit internal.
   • Detail temuan ketidaksesuaian.
   • Keterangan-keterangan lain yang berkaitan dengan penerapan Sistem Manajemen Keselamatan Kerja Perusahaan :
     • Konfirmasi penyusunan perencanaan penerapan K3 di tempat kerja.
     • Penerapan dan pemeliharaan.
     • Pencapaian Kebijakan dan Tujuan K3 Perusahaan.
   • Komunikasi kepada semua pihak mengenai hasil audit internal termasuk kepada pihak ke tiga yang berhubungan dengan Perusahaan untuk dapat mengetahui tindakan perbaikan yang diperlukan.
6. Penutupan audit dan tindak lanjut audit.
   • Menyusun pemantauan tindak lanjut audit internal.
   • Penyusunan jadwal penyelesaian tindak lanjut audit internal.